История о том, как мы создали самый эффективный и удобный для нас софт

Свою историю рассказывает Александр Бусурин

…Мне нужна была программа, которая подстраивается под мой бизнес, а на рынке я нашел только софт, который предлагал мне подстроиться под то, что есть. Решили написать сами…

Вот уже много лет я владею мебельным бизнесом. Известно, что чем активней развивается компания, тем больше требуется методов и инструментов для сохранения эффективности работы: бухгалтерский учет, внутренняя отчетность, организация взаимодействия между сотрудниками, учет поступления заказов, клиентская база и многое другое. Понятно, что в наше время практически все эти процессы контролируются с помощью компьютерных программ.

В 2014 году пришло время дорабатывать наш внутренний софт, поскольку появились новые источники заказов. Посмотрели, что есть на рынке. Рынок изобиловал множеством похожих облачных сервисов. Они отвечали поставленной задаче, но только отчасти: интерфейс скудный (чаты, задания сотрудникам, первичная обработка обращений), возможностей персональной настройки нет. Была нужна программа, которая подстраивается под мой бизнес, а мне, напротив, предлагали подстроиться под то, что есть. Но, как говориться, выход есть всегда, и мы решили написать программу сами. Точнее сказать, доработать, потому что история создания нашей программы началась еще 15 лет назад.

А началось все 15 лет назад…

В 2000 году я создал небольшую компанию по установке шкафов-купе. Сначала все было просто: несколько заказов в месяц, 6 человек персонала, всю информацию о делах я держал в голове, а о финансах — в Excel. В течение трех лет компания доросла до собственного производства с штатом в 50 человек, заказы уже исчислялись десятками. Появились подразделения: отдел продаж, отдел проектирования, замерщики, монтажники, администраторы и т.д. Бизнес приносил стабильную прибыль, однако, у меня возникло ощущение, что я слабо контролирую происходящее. Например, увидев избыток денег в кассе, я считал их своим заработком и забирал, но спустя неделю обнаруживал, что средств на текущие расходы не хватает.

Появился вопрос: «Сколько же я зарабатываю?» Нужно было понимать сколько тратить, чтобы не оставлять фирму без денег. Сначала я просто вычел из потока доходов все расходы, но понял, что это не прибыль, такой способ расчета не учитывал моих долгов поставщикам и по зарплатам.

Появился вопрос: «Сколько же я зарабатываю?» Нужно было понимать сколько тратить, чтобы не оставлять фирму без денег. Сначала я просто вычел из потока доходов все расходы, но понял, что это не прибыль, такой способ расчета не учитывал моих долгов поставщикам и по зарплатам. Кроме того, актуальность информации менялась каждый час. Я не знал наверняка какие события происходят в моей компании: сколько встреч с клиентами, сколько сборок, сколько заказов и на какую сумму поступило. И еще десятки вопросов. Конечно, я мог получить ответы, но для этого надо было опросить всех сотрудников и просмотреть кучу бумаг. И опять же, пока я буду это выяснять, данные устареют.

Стало понятно, что без специальной программы не обойтись. Я купил стандартный набор 1С. Консультант два часа показывал «как все просто», но мне это простым не показалось. Десятки иконок, непонятные названия документов, а стартовый мануал оказался книгой в 187 страниц плюс еще 4 книги с подробностями. Легче не стало, а главное, это никак не было похоже на описание моего бизнеса. 

Узнав, что можно создать любые документы и установить между ними любые логические взаимосвязи, я попросил программиста удалить все стандартные документы и писать с нуля.

Я принял радикальное решение. Узнав, что на коде 1С можно создать любые документы и установить между ними любые логические взаимосвязи, я попросил программиста удалить все стандартные документы 1С и писать с нуля. Задача: ничего лишнего, только то, что нужно. Файлы и инструменты должны называться привычными именами, так чтобы все было понятно интуитивно. Тогда, в 2005 году, не было альтернативы Excel и шаблонным продуктам 1С, понятие CRM вообще не существовало, и главной ценностью нашей работы оказался перевод с «бизнес-языка» на язык программирования.

Исчезли ошибки, связанные с человеческим фактором. Я перестал слышать от сотрудников ответы в духе «Я не знал», «Я все сделал, а это они не сделали» и т.д.

Стало возможным отслеживать загруженность и производительность каждого сотрудника.
Так, например, оказалось, что эффективность работы замерщиков разная, а принцип оплаты одинаковый. Я изменил принцип оплаты на «приносишь больше — получаешь больше» и вынудил отстающих подтянуться, «сидеть на печи» теперь стало не выгодно им самим.

Исчезли ошибки, связанные с человеческим фактором. Дело в том, что все действия сотрудников фиксируются программой, это исключает возможность ответов в духе «Я не знал», «Я все сделал, а это они не сделали» и т.д. При возникновении любой проблемы всегда можно выяснить, на каком этапе произошел сбой, что послужило причиной и кто за это отвечает. Как только сотрудники понимают, что неверные действия нельзя утаить, правильная работа становится их личным интересом.

Мы добавили возможность группировки расходов и доходов по любым заданным принципам. Можно соотнести расходы и доходы на любом участке производства и по любому направлению деятельности, проанализировать и оценить эффективность.

Система контроля за себестоимостью заказа (соотношение затрат на все процессы и дохода), позволила повысить рентабельность, и наглядно показала, где есть ресурсы для предоставления скидок. Также это позволило контролировать недобросовестных менеджеров, которые давая излишний дисконт, пытались поднять личные продажи. Так, например, мы выяснили, что менеджер, который приносил самый большой оборот, оказывается, приносил самую маленькую прибыль, так как давал скрытые скидки. А программа не позволит выполнять такие трюки. Появилась возможность выстроить систему, оплаты, исходя из прибыли, которую приносит менеджер, а не от оборота.

Находясь в отпуске, с ноутбука я мог в реальном времени наблюдать, как идет выполнение моих распоряжений. Мои друзья стали просить сделать тоже самое и для их бизнеса.

И вот однажды я обнаружил, что мне не нужно идти в офис: я и так видел все происходящее в компании на экране, контролировал все события и отдавал распоряжения. Самое главное, я мог в реальном времени наблюдать, как идет выполнение моих распоряжений, кто, как и когда занимается тем или иным вопросом. Вскоре я спокойно уехал отдыхать на месяц в Таиланд, и мой отъезд никак не сказался на качестве работы: из любой точки мира я делал тоже самое, что и в офисе.

Мои друзья заинтересовались программой, когда в отпуске я открывал ноутбук и мог спокойно руководить компанией из любой точки планеты. Меня стали просить сделать тоже самое для их бизнеса.

…создали программу для сети пиццерий, для крупной оптовой компании по производству стекла, для парикмахерской…

По сути адаптация программы к любому другому виду производства была уже чисто техническим вопросом. Мы создали программу для приема заказов в пиццерии. Клиент еще не успевал до конца назвать номер телефона, а оператор уже видел на мониторе имя, адрес, сумму предыдущего заказа и что клиент заказывает чаще всего. В момент, когда клиент вешал трубку, заказ уже был в работе. Все стадии отслеживались по минутам, и мы смогли сократить время от звонка до получения заказа с 50 до 25 минут. Потом была создана версия программы для фирмы по производству стекла и зеркал, для парикмахерской и других компаний.

…внедрение программы заняло две недели, а первый месяц использования принес экономию 785000 рублей…

В компании по производству стекла и зеркал внедрение программы заняло две недели, а первый месяц использования принес экономию 785000 рублей! За две недели были взяты под контроль все денежные потоки, полностью автоматизированы процессы от приема заказа до отгрузки клиенту, в режиме «он-лайн» установлен контроль за экономической эффективностью всех работников. На каждой кнопке, которую нажимал сотрудник, отображались его фамилия и время операции. Внедрение программы позволило сократить расходы на материалы на 30 % при тех же объемах производства, что составило 220000 рублей, а также предотвратило возможность проведения «левых заказов».

…переход на нашу программу не вызывает у сотрудников никаких сложностей, потому что мы используем «любимые» формы и документы которые использовались до этого, просто делаем их в программе…

Простота и понятность нашей программы явилась залогом ее эффективности. По сути, на каждом участке внедрение занимало меньше часа. Электронные документы были очень похожи на те инструменты, которыми пользовались сотрудники и раньше, и освоить их было легко, что и делало переход простым и быстрым.

Для тех, кто не любит читать длинные тексты …

  • Программа пишется индивидуально под заказчика, и, в отличие от готовых решений, соответсвует именно его бизнес-процессу.
  • В реальном времени видно все происходящее в компании.
  • Персонал при работе с клиентами не допускает ошибок, повышается уровень личной ответственности сотрудников.
  • Также как и в облачных сервисах есть удаленный доступ, но и при этом программа охватывает все аспекты деятельности и позволяет получить любой нужный отчет.
  • У сотрудников переход не вызывает никаких сложностей, мы используем привычные для них «формы», просто переносим в электронный вид и интегрируем в программу.
  • Интерфейсы сотрудников настраиваются индивидуально, что ограничивает доступ к конфиденциальной, в первую очередь финансовой, информации и пресекает возможность «слива базы клиентов».
  • Загруженность и производительность каждого сотрудника можно представить с помощью инфографики, что наглядно демонстрирует эффективность работы, и а это, в свою очередь, позволяет выстроить систему оплаты труда, напрямую связанную с эффективностью работника.
  • Деятельность предприятия разделена на производственные этапы. Программа позволяет просматривать «тайм-логи», то есть данные о том, сколько тот или иной этап занимает времени и почему. Программа автоматически сравнит заданные, условно нормальные затраты времени на этап и отберет те, по которым это время превышено.
  • Нашей программой пользуются люди, чей уровень компьютерной грамотности не простирается дальше поиска в браузере, настолько она проста в освоении.

Основная ценность, как я уже говорил, в том, что нам удалось преодолеть «языковой барьер» между бизнесменами и программистами. По настоящему понять что же нужно от инструмента может только тот, кто этим инструментом пользуется. Уверен, что многие бизнесмены, менеджеры, все, кто пытался наладить рабочий процесс в любой из отраслей, сталкивался с проблемами, похожими на те, про которые я рассказал. Нам удалось найти решение.

Буду рад поделиться знаниями, наработками и ответить на все вопросы читателей блога CallbackHunter.

Бесплатный аудит вашей управленческой программы по промо-коду CALLBACKHUNTER

Пишите в комментариях под постом или на info@manageapp.ru